Comment organiser le déménagement de son entreprise

Déterminer comment déménager une entreprise sans perdre en productivité peut être un défi de taille.

Cependant, avec le bon plan et les bons outils, vous pouvez déménager une entreprise sans porter atteinte à la productivité de votre société.

Vous trouverez ci-dessous des conseils et des points importants à prendre en compte lorsque vous déménagez une entreprise.

Comment déménager une entreprise de manière efficace.

Faites un inventaire visuel

Vous pouvez commencer le processus de planification en vous déplaçant physiquement dans l’espace et en faisant un « inventaire » visuel de tout ce qui doit être déplacé vers votre nouvel emplacement commercial :

  • Quelle quantité de produits et de stocks doit être déplacée ?
  • Qu’en est-il du mobilier et de l’équipement de bureau ? Les articles de grande taille doivent faire l’objet d’une attention particulière.
  • N’oubliez pas les manuels, les classeurs et le contenu des postes de travail individuels.
  • Les panneaux des cubicules devront peut-être être démontés et réassemblés dans le nouveau bureau.
  • Qu’en est-il des équipements électroniques, notamment les ordinateurs, les appareils téléphoniques et les écrans muraux ?

Envisagez de remplacer l’ancien par le nouveau

Il est également important de décider stratégiquement de ce que vous n’avez pas l’intention de déplacer. Le déménagement est une occasion de désencombrer, ce qui permet d’économiser du temps et de l’argent (moins de volume à déplacer, moins de frais de déménagement).

Le déménagement est aussi l’occasion d’innover ou de moderniser. Par exemple, ce peut être l’occasion de remplacer les vieilles chaises de bureau inconfortables. Les nouveaux meubles n’entraînent pas forcément beaucoup plus de dépenses que le déménagement de vieux meubles. Avantage supplémentaire : vos employés sont plus motivés avec de nouveaux meubles.

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En ce qui concerne les équipements de bureau, l’ancien matériel peut nécessiter plus d’entretien et ne pas offrir les fonctionnalités des modèles plus récents. C’est l’occasion de remplacer les équipements obsolètes, comme les vieilles imprimantes encombrantes, et de profiter des avantages des nouveaux modèles en termes de productivité.

L’achat de matériel neuf peut également faciliter la coordination d’un déménagement. Si vous pouvez vous installer à l’avance dans les nouveaux locaux, le jour du déménagement sera moins mouvementé.

Consignez l’inventaire de votre déménagement dans un Excel

Faites une liste ou une feuille de calcul de tout ce que vous prévoyez de déménager. Une liste exhaustive est essentielle.

Une fois que vous avez une idée claire de ce qui doit être déménagé, vous pouvez commencer à vous organiser pour le déménagement. Vous serez mieux à même de déterminer la quantité et le type de matériel d’emballage dont vous avez besoin, la taille du camion de déménagement à prévoir et la durée du déménagement lui-même.

Une liste exhaustive permet également de s’assurer que les objets ne sont pas égarés pendant le processus de déménagement.

Établissez un calendrier de déménagement

Établissez un calendrier et un horaire réalistes pour votre déménagement :

  • De combien de temps disposez-vous avant de devoir quitter votre emplacement actuel ?
  • Quel est le chevauchement entre le moment où vous pouvez accéder à votre nouvel emplacement et celui où vous devez quitter l’ancien ?
  • Si vous procédez progressivement, il vous sera plus facile, à vous et à votre équipe, de vous acquitter des tâches quotidiennes liées à la gestion de l’entreprise.

Quoi qu’il en soit, vous devez vous assurer que votre équipe et vous-même disposez de suffisamment de temps pour tout trier et emballer avant la date du déménagement.

Emballez à l’avance si vous le pouvez

Si vous avez des objets qui peuvent être rangés dans des cartons pendant un certain temps sans que vous en ayez besoin dans vos activités quotidiennes, répartissez la charge de travail en emballant à l’avance.

Il est beaucoup plus coûteux de remplacer des objets de valeur que de les emballer correctement lorsque vous déménagez une entreprise.

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Le papier bulle et les cacahuètes d’emballage offrent une réelle protection à vos objets les plus précieux. Le papier d’emballage est également une option économique.

Utilisez des boîtes résistantes pour les objets fragiles et lourds afin que la boîte elle-même ne soit pas écrasée ou déchirée.

Les appareils électroniques tels que les ordinateurs, les moniteurs et les téléviseurs doivent être emballés dans du papier bulle et placés dans des cartons spéciaux tels que les cartons pour téléviseurs à écran plat.

Les meubles doivent être recouverts de couvertures de déménagement et emballés dans un film étirable pour éviter les chocs et la saleté.

Utilisez du ruban adhésif pour sceller tous les cartons et étiquetez le contenu des cartons.

Prévenez les clients

Lorsque vous déménagez une entreprise, installez toujours une signalisation professionnelle à votre ancien emplacement afin que les clients sachent à quoi s’attendre – et où vous trouver après le déménagement. De plus, une signalisation à l’avance est un signal rassurant pour les clients qui savent que vous êtes bien organisé.

Bien entendu, installez dans votre nouvel emplacement une signalisation facile à repérer par les clients. Vous aurez peut-être besoin de panneaux temporaires en plus du panneau de l’immeuble.

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Envoyez des cartes de changement d’adresse aux clients et aux fournisseurs. Vous pouvez créer de superbes cartes postales à peu de frais chez Staples en utilisant des modèles préétablis ou votre propre design.

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