Comment organiser le déménagement de son entreprise

Déterminer comment déménager une entreprise sans perdre en productivité peut être un défi de taille.

Cependant, avec le bon plan et les bons outils, vous pouvez déménager une entreprise sans porter atteinte à la productivité de votre société.

Vous trouverez ci-dessous des conseils et des points importants à prendre en compte lorsque vous déménagez une entreprise.

Comment déménager une entreprise de manière efficace.

Faites un inventaire visuel

Vous pouvez commencer le processus de planification en vous déplaçant physiquement dans l’espace et en faisant un « inventaire » visuel de tout ce qui doit être déplacé vers votre nouvel emplacement commercial :

  • Quelle quantité de produits et de stocks doit être déplacée ?
  • Qu’en est-il du mobilier et de l’équipement de bureau ? Les articles de grande taille doivent faire l’objet d’une attention particulière.
  • N’oubliez pas les manuels, les classeurs et le contenu des postes de travail individuels.
  • Les panneaux des cubicules devront peut-être être démontés et réassemblés dans le nouveau bureau.
  • Qu’en est-il des équipements électroniques, notamment les ordinateurs, les appareils téléphoniques et les écrans muraux ?

Envisagez de remplacer l’ancien par le nouveau

Il est également important de décider stratégiquement de ce que vous n’avez pas l’intention de déplacer. Le déménagement est une occasion de désencombrer, ce qui permet d’économiser du temps et de l’argent (moins de volume à déplacer, moins de frais de déménagement).

Le déménagement est aussi l’occasion d’innover ou de moderniser. Par exemple, ce peut être l’occasion de remplacer les vieilles chaises de bureau inconfortables. Les nouveaux meubles n’entraînent pas forcément beaucoup plus de dépenses que le déménagement de vieux meubles. Avantage supplémentaire : vos employés sont plus motivés avec de nouveaux meubles.

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En ce qui concerne les équipements de bureau, l’ancien matériel peut nécessiter plus d’entretien et ne pas offrir les fonctionnalités des modèles plus récents. C’est l’occasion de remplacer les équipements obsolètes, comme les vieilles imprimantes encombrantes, et de profiter des avantages des nouveaux modèles en termes de productivité.

L’achat de matériel neuf peut également faciliter la coordination d’un déménagement. Si vous pouvez vous installer à l’avance dans les nouveaux locaux, le jour du déménagement sera moins mouvementé.

Consignez l’inventaire de votre déménagement dans un Excel

Faites une liste ou une feuille de calcul de tout ce que vous prévoyez de déménager. Une liste exhaustive est essentielle.

Une fois que vous avez une idée claire de ce qui doit être déménagé, vous pouvez commencer à vous organiser pour le déménagement. Vous serez mieux à même de déterminer la quantité et le type de matériel d’emballage dont vous avez besoin, la taille du camion de déménagement à prévoir et la durée du déménagement lui-même.

Une liste exhaustive permet également de s’assurer que les objets ne sont pas égarés pendant le processus de déménagement.

Établissez un calendrier de déménagement

Établissez un calendrier et un horaire réalistes pour votre déménagement :

  • De combien de temps disposez-vous avant de devoir quitter votre emplacement actuel ?
  • Quel est le chevauchement entre le moment où vous pouvez accéder à votre nouvel emplacement et celui où vous devez quitter l’ancien ?
  • Si vous procédez progressivement, il vous sera plus facile, à vous et à votre équipe, de vous acquitter des tâches quotidiennes liées à la gestion de l’entreprise.

Quoi qu’il en soit, vous devez vous assurer que votre équipe et vous-même disposez de suffisamment de temps pour tout trier et emballer avant la date du déménagement.

Emballez à l’avance si vous le pouvez

Si vous avez des objets qui peuvent être rangés dans des cartons pendant un certain temps sans que vous en ayez besoin dans vos activités quotidiennes, répartissez la charge de travail en emballant à l’avance.

Il est beaucoup plus coûteux de remplacer des objets de valeur que de les emballer correctement lorsque vous déménagez une entreprise.

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Le papier bulle et les cacahuètes d’emballage offrent une réelle protection à vos objets les plus précieux. Le papier d’emballage est également une option économique.

Utilisez des boîtes résistantes pour les objets fragiles et lourds afin que la boîte elle-même ne soit pas écrasée ou déchirée.

Les appareils électroniques tels que les ordinateurs, les moniteurs et les téléviseurs doivent être emballés dans du papier bulle et placés dans des cartons spéciaux tels que les cartons pour téléviseurs à écran plat.

Les meubles doivent être recouverts de couvertures de déménagement et emballés dans un film étirable pour éviter les chocs et la saleté.

Utilisez du ruban adhésif pour sceller tous les cartons et étiquetez le contenu des cartons.

Prévenez les clients

Lorsque vous déménagez une entreprise, installez toujours une signalisation professionnelle à votre ancien emplacement afin que les clients sachent à quoi s’attendre – et où vous trouver après le déménagement. De plus, une signalisation à l’avance est un signal rassurant pour les clients qui savent que vous êtes bien organisé.

Bien entendu, installez dans votre nouvel emplacement une signalisation facile à repérer par les clients. Vous aurez peut-être besoin de panneaux temporaires en plus du panneau de l’immeuble.

Les services d’impression et de marketing de Staples ont ce qu’il vous faut pour faire imprimer des bannières et des panneaux professionnels rapidement et à moindre coût.

Envoyez des cartes de changement d’adresse aux clients et aux fournisseurs. Vous pouvez créer de superbes cartes postales à peu de frais chez Staples en utilisant des modèles préétablis ou votre propre design.

Pourquoi participer à un salon professionnel pour une entreprise

Si votre entreprise attire de nouveaux clients par la publicité et le bouche-à-oreille, il peut être très tentant de considérer que les salons professionnels ne sont pas nécessaires pour attirer de nouveaux clients.

Bien que les salons professionnels soient loin d’être faciles, ils peuvent être l’une des formes de marketing les plus gratifiantes lorsqu’ils sont abordés avec la bonne stratégie.

Les vétérans des salons professionnels témoigneront du fait que le retour sur investissement obtenu grâce à un salon professionnel réussi est difficile – et souvent impossible – à égaler en utilisant d’autres formes de marketing sortant.

Avant de considérer les salons professionnels comme secondaires par rapport à vos tactiques de marketing actuelles, il est donc utile d’en connaître les avantages.

1. Rencontrer des clients potentiels

Avez-vous déjà essayé d’assurer le suivi d’un prospect, pour finir par laisser un message après l’autre dans sa boîte vocale ? Faire entendre votre voix est la partie la plus difficile du marketing sortant, et lorsque votre entreprise est l’une des nombreuses à essayer de gagner un nouveau client, les messages ignorés et le manque d’intérêt sont la norme.

L’un des plus grands avantages d’une exposition à un salon professionnel est qu’elle vous permet de rencontrer des clients potentiels en personne au lieu de communiquer avec eux par téléphone. Au téléphone, vous n’êtes qu’une voix parmi d’autres – en personne, vous devenez quelqu’un qu’ils connaissent, reconnaissent et avec qui ils veulent communiquer.

Bien que certains clients potentiels achètent votre produit ou service au salon, beaucoup ne le feront pas. Ceux qui ne s’engagent pas à conclure un accord en personne seront toutefois beaucoup plus réceptifs à vos efforts de vente une fois qu’ils vous connaîtront comme une personne authentique et non comme un simple vendeur.

2. Renforcez vos liens avec les clients existants

Tout comme les salons professionnels vous donnent l’occasion de mieux entrer en contact avec des clients potentiels, exposer à un salon professionnel vous permet également de rencontrer des clients existants en face à face. Alors que la plupart des affaires se font aujourd’hui par courrier électronique ou par téléphone, les réunions en face à face sont indéniablement un moyen fantastique de faire des affaires.

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Avez-vous déjà vu un client doubler ses dépenses mensuelles par courrier électronique ? S’il est rare qu’un client s’engage dans de gros contrats par e-mail ou par téléphone, les salons professionnels sont souvent l’occasion pour les clients de vous faire part de leurs projets à long terme et de leurs grosses commandes – des commandes qui peuvent être incroyablement lucratives pour vous en tant qu’exposant.

La technologie a rendu facile la suppression des réunions en face à face, mais les données ne mentent pas : les réunions en face à face lors des salons professionnels sont excellentes pour les relations de votre entreprise avec ses clients.

3. Découvrez les nouveaux développements dans votre secteur

Lorsque votre entreprise participe à un événement industriel majeur, elle se place au cœur de l’action. Les salons professionnels sont l’occasion pour les entreprises d’annoncer et de présenter leurs dernières innovations et leurs derniers développements – des développements qui peuvent souvent avoir des effets majeurs sur votre secteur dans son ensemble.            

Dans un secteur concurrentiel, préférez-vous être au courant de vos concurrents ou être à l’écart ? Exposer à un salon professionnel ne vous donne pas seulement l’occasion de réaliser de nouvelles ventes et de vous rapprocher de vos clients existants, mais aussi d’observer les développements de pointe dans votre secteur et les opportunités qu’ils créent.

Pour cette raison, il vaut la peine d’envoyer plus que du personnel commercial à un salon professionnel. Invitez votre personnel technique aux salons professionnels et laissez-le assister à des présentations qui vous permettront de rester au courant des nouvelles technologies, techniques et tendances du secteur.

4. Rencontrez de nouvelles entreprises qui peuvent aider votre activité

Que vous participiez à un salon vertical ou horizontal, vous aurez l’occasion d’interagir avec des clients et des fournisseurs potentiels. Cela fait d’un salon professionnel plus qu’une simple occasion d’étendre votre distribution, mais une chance d’étendre votre chaîne d’approvisionnement.

Alors que votre équipe de vente et de marketing se concentre sur la mise en relation avec des prospects pour réaliser de nouvelles ventes, votre responsable des achats peut entrer en contact avec de nouveaux fournisseurs et entrepreneurs qui peuvent contribuer à la croissance de votre entreprise. Cela fait d’un salon professionnel une double opportunité pour votre entreprise – une pour développer ses ventes, et une pour développer sa chaîne d’approvisionnement.

5. Concluez des contrats avec de nouveaux clients pendant le salon

Il existe peu de situations plus tendues que l’appel commercial sortant moyen. Des objections sans fin du client potentiel au stress de perdre une vente importante, il est naturel de faire face au rejet et à la nervosité en tant que vendeur.

Lors d’un salon professionnel, cependant, l’atmosphère est différente. Selon le Bureau d’études de marché Simmons, près de la moitié des participants à un salon professionnel y font des achats. Un pourcentage stupéfiant de 91 % de tous les participants à des salons professionnels affirme que les salons sont « extrêmement utiles ».

Lorsque vous parlez à un responsable ou à un directeur des achats au téléphone, vous avez souvent affaire à quelqu’un qui jongle déjà avec toute une série d’obligations et d’affaires dans sa tête. Il est donc compréhensible qu’il soit désintéressé. Dans un salon professionnel, vous avez affaire à des clients potentiels qui sont là uniquement pour trouver de bonnes affaires.

Contrairement au marketing sortant traditionnel, dans lequel le rejet est la norme, les salons professionnels sont l’un des rares environnements dans lesquels votre équipe de vente bénéficie d’un public de clients potentiels qui sont réellement intéressés par l’achat de vos produits et services.

6. Renforcer (ou établir) votre marque

Les salons professionnels sont l’un des rares environnements où vous avez le même accès aux clients potentiels que vos grands concurrents. Cela en fait une occasion précieuse non seulement pour les ventes et le marketing directs, mais aussi pour renforcer votre marque et positionner votre entreprise comme un leader dans son secteur.

Qu’il s’agisse de cadeaux gratuits ou de stands d’exposition, il n’y a pas de meilleure occasion de donner à votre marque un élan considérable qu’un salon professionnel. Si vous parvenez à concevoir un stand d’exposition qui attire le bon type d’attention, une seule exposition peut suffire à faire passer votre marque du statut de jeune pousse à celui de leader établi du secteur.

7. Apprenez de vos concurrents

Dans le monde des affaires, il est payant de garder ses clients proches et ses concurrents plus proches. Exposer à un salon professionnel vous permet d’observer ce que vos concurrents font de bien et d’appliquer leurs tactiques à votre propre entreprise.

Y a-t-il un concurrent particulier dans votre secteur qui semble se développer à un rythme rapide ? Pendant que votre équipe commerciale profite du salon pour rencontrer des clients existants et entrer en contact avec des prospects, prenez le temps d’observer les autres exposants pour voir ce qu’ils font différemment de vous.

Les grandes entreprises connaissent leurs concurrents, et les salons professionnels sont l’une des meilleures occasions d’entrer en contact avec eux et de comprendre leur stratégie de vente, leurs prix et les raisons de leur succès.

8. Adressez-vous directement à votre marché cible

Les enquêtes par e-mail sont un moyen fantastique d’en savoir plus sur ce que vos clients veulent et ne veulent pas. Malheureusement, leur faible taux de réponse ne les rend utiles qu’aux entreprises disposant d’une liste d’adresses électroniques suffisamment importante pour tolérer très peu de réponses.

Les salons professionnels, en particulier les salons verticaux où vous pouvez parler directement aux personnes de votre secteur, vous permettent de solliciter un grand nombre de commentaires qui peuvent aider votre entreprise à se développer et à s’améliorer.

Un excellent moyen d’obtenir un retour d’information utile et des pistes de vente précieuses en même temps est de mener une petite enquête sur votre stand d’exposition et de récompenser les participants avec des bons d’achat ou des cadeaux de votre entreprise. Où d’autre qu’un salon professionnel pouvez-vous générer de nouvelles pistes et un précieux retour d’information en même temps ?